Proforma Invoice เป็นเอกสารพื้นฐานที่คนทำการค้าและโลจิสติกส์ระหว่างประเทศ

Proforma Invoice เป็นเอกสารพื้นฐานที่คนทำการค้าและโลจิสติกส์ระหว่างประเทศ คนทำงานด้านตัวแทนออกของ (Customs Broker) หรือชิปปิ้ง คนทำบัญชี และอีกหลาย ๆ อาชีพต้องเคยได้ยินมาบ้าง

ก่อนจะรู้จัก Proforma Invoice ก็ควรรู้จัก Invoice ให้กว้างขึ้นก่อน

Invoice ในทางบัญชีคือ ใบแจ้งหนี้ ใบวางบิล หรือใบส่งสินค้า แต่ในการเคลื่อนย้ายสินค้าระหว่างประเทศ Invoice ก็คือ “ใบกำกับสินค้า” หรือ “ใบกำกับการเคลื่อนย้ายสินค้า”

หากจะเอาให้เข้าใจง่าย ๆ Invoice ก็คือ “บัตรประชาชนสินค้า” ทำหน้าที่แทนตัวสินค้าซึ่งจะบอกข้อมูล รายละเอียด มูลค่า ผู้ขาย ผู้ซื้อ ข้อตกลง และเงื่อนไขต่าง ๆ เกี่ยวกับตัวสินค้า เวลาจะนำสินค้าไปทำนิติกรรมอะไรก็ไม่ต้องแห่นำสินค้าไปแสดง แต่เพียงนำ Invoice ไปแสดงแทน

ด้วยเหตุนี้ Invoice จึงไม่ต่างอะไรไปจากบัตรประชาชนที่ใช้แสดงแทนตัวเจ้าของบัตร

สินค้าต้องขออนุญาตเคลื่อนย้าย ขออนุญาตนำเข้า ส่งออก ยื่นผ่านพิธีการศุลกากร ขอคืนภาษีอากร และอื่น ๆ ก็นำ Invoice นี้ไปยื่นแทนสินค้าจริง Invoice ที่ดีจึงควรมีข้อมูลที่เพียงพอให้เห็นภาพสินค้า ไม่ควรมากหรือน้อยเกินไปจนเกิดการตีความ หรือเข้าใจยาก

ชื่อสินค้าเป็นสิ่งสำคัญใน Invoice ที่ควรเป็นชื่อสากล สอดคล้องกับชื่อสินค้าในพิกัดอัตราศุลกากรที่ทั่วโลกใช้เหมือนกันในระบบฮาร์โมไนซ์ (Harmonized System Code)

สิ่งสำคัญคือ Invoice จะทำได้ก็ต่อเมื่อสินค้าผลิตเสร็จแล้ว มีลักษณะ ปริมาณ น้ำหนัก มีข้อตกลง เงื่อนไขการชำระเงิน เงื่อนไขอื่นที่ชัดเจน และพร้อมเคลื่อนย้ายแล้วเท่านั้น ในทางปฏิบัติหากสินค้ายังไม่พร้อมเคลื่อนย้าย Invoice ก็ยังไม่ควรจัดทำ

ส่วนคนที่ถือ Invoice ไปใช้งานก็ต้องรู้ว่า ข้อมูลที่ระบุมองเห็นภาพสินค้าหรือไม่ มีอะไรขัดต่อหลักสากล อะไรถูก อะไรผิด ไม่ใช่ไม่รู้และนำ Invoice ไปใช้อย่างไม่รู้จนสร้างปัญหาซะเอง

ส่วน Proforma Invoice เกิดจากสินค้ายังไม่เรียบร้อย ยังไม่ชัดเจน ยังไม่พร้อมเคลื่อนย้าย แต่จำเป็นต้องแสดงเจตนารมณ์ ทำเสนอ ทำสัญญา ตกลงซื้อขาย ขอใบอนุญาตินำเข้า ส่งออก ขอ B.O.I. ล่วงหน้า ทำคำร้อง หรือทำนิติกรรมอื่น ๆ ล่วงหน้า

ในเมื่อสินค้ายังไม่พร้อม Invoice ยังไม่ควรทำ หากฝืนทำก็อาจเปลี่ยนแปลงได้ ณ จุดนี้ Proforma Invoice จึงเข้ามาทำหน้าที่แทนโดยต้องมีข้อมูลใกล้เคียงกับ Invoice ให้มากที่สุด

คำว่า “Pro” มีหลายความหมาย เช่น การสนับสนุน ชั่วคราว ล่วงหน้า ส่วนคำว่า “Forma” น่าจะมาจากคำว่า “Formal” หรือ “Formality” ซึ่งหมายถึง ทางการ หรือพิธีการ (ผู้เขียน)

เมื่อรวมกันเป็น Proforma Invoice ก็น่าจะหมายถึง ใบกำกับสินค้าเพื่อการสนับสนุน ทำชั่วคราว ทำล่วงหน้า หรือเพียงให้เป็นไปตามพิธีการที่อาจเปลี่ยนแปลงได้ (ผู้เขียน)

ในภาษาลาติน “Pro forma” มีความหมายว่า “as a matter of form” หรือ “for the sake of form” ซึ่งก็หมายถึง “ตามธรรมเนียม” หรือ “ตามแบบแผน” ที่ให้ผลในทางกฎหมายไม่มากนัก

ดังนั้น ในกรณีที่ Proforma Invoice ได้รับการผ่อนผันจากหน่วยราชการให้ใช้ก่อน คนที่ใช้ก็ควรรู้ถึงความไม่แน่นอนเหล่านี้ เป็นแค่ใบแทน จะใช้แทนบัตรประชาชนแบบ 100% ไม่ได้

คนที่ใช้ก็ต้องรู้อีกว่า หากสินค้าที่เคลื่อนย้ายจริงไม่ตรงกับที่ระบุใน Proforma Invoice ที่สำแดงไปแล้ว ความผิดในทางกฎหมายย่อมถือว่าสำเร็จแล้ว การจับกุมและค่าปรับอาจตามมา

มันเป็นเรื่องของเจ้าของสินค้าที่สำแดง หน่วยราชการที่ผ่อนผันไม่ได้เกี่ยวข้องด้วย

หากสินค้าผลิตเสร็จและเคลื่อนย้ายแล้ว ไม่ว่าจะมีการเปลี่ยนแปลงหรือไม่ Invoice จริงที่ถูกต้องก็ควรมีแล้ว Invoice จึงควรนำมาใช้ หรือนำมาแก้ไขข้อมูลที่เปลี่ยนแปลง

ดังนั้น เจ้าของสินค้าที่ได้รับการผ่อนผันให้ใช้ Proforma Invoice แทน Invoice เมื่อสินค้าจริงเคลื่อนย้ายก็ต้องมั่นใจว่า ไม่มีการเปลี่ยนแปลงใด ๆ

ในทำนองเดียวกัน หน่วยงานราชการใดที่ผ่อนผันให้ใช้ Proforma Invoice ได้ คนทำงานก็ต้องค้นหาประกาศหรือคำสั่งนั้นถือไว้กับตัวเพื่อป้องกันการถูกปฏิเสธ หลีกเลี่ยงการใช้ดุลยพินิจที่สร้างความวุ่นวายดังกล่าว

ข้อสรุปคือ Invoice มีความชัดเจนแน่นอน ทำได้เมื่อสินค้าผลิตเสร็จและพร้อมเคลื่อนย้าย ส่วน Proforma Invoice ไม่แน่นอน ทำเมื่อไรก็ได้ แต่จะใช้ได้ก็ต่อเมื่อได้รับการผ่อนผันและยอมรับจากทุกฝ่าย

ดร. สิทธิชัย ชวรางกูร

CEO – SNP Group

อ่านบทความอื่นที่เขียนโดย ดร. สิทธิชัย ชวรางกูร ได้ที่ http://snp.co.th/e-journal/

Date Published : August 17, 2021


ข่าวสารแนะนำ